Introducción

El cobro de gastos comunes es una herramienta fundamental para la administración de condominios y comunidades, ya que garantiza el financiamiento de los servicios y el mantenimiento de las áreas comunes. La responsabilidad de realizar este cobro recae en el administrador, quien actúa en representación de la comunidad mediante el envío del aviso de cobro correspondiente. Este aviso debe detallar el monto total a cobrar, el prorrateo de los gastos conforme al dominio de cada unidad, y, en su caso, los intereses y multas que se pretenden aplicar.

Elementos del Aviso de Cobro y Título Ejecutivo

Para que el aviso de cobro tenga mérito ejecutivo, es imprescindible que esté firmado, ya sea de forma física o electrónica, por el administrador. Además, el acta de asamblea, en la que se acuerde el cobro de gastos comunes, también cuenta como título ejecutivo. Estos documentos constituyen el “título ejecutivo” que respalda la acción ejecutiva y permiten iniciar el proceso de cobro de manera efectiva.

Procedimiento de Cobro: Vía Judicial

1. Demanda Ejecutiva

Una vez que se cuenta con el título perfecto, se debe presentar una demanda ejecutiva de cobro de gastos comunes, la cual debe estar debidamente patrocinada por un abogado. Es importante incluir en la demanda no solo la deuda acumulada al momento de su presentación, sino también los gastos comunes que se generen durante el transcurso del juicio.

2. Notificación y Embargo

En los juicios civiles es obligatorio contar con un receptor particular para realizar las notificaciones, siendo esencial la notificación personal de la demanda. Paralelamente, se debe solicitar el embargo de bienes suficientes del deudor para asegurar el pago, notificándose este embargo en conjunto con la demanda, ya sea en el domicilio registrado por el deudor o, en su defecto, en la unidad que generó la deuda.

3. Consideraciones sobre la Prescripción

Es importante tener en cuenta que la acción ejecutiva para el cobro de gastos comunes prescribe a los 3 años desde el incumplimiento. Además, si bien legalmente basta con que exista 1 mes de adeudo para proceder, la Ley de Copropiedad considera que un copropietario se encuentra moroso cuando adeuda 3 meses, continuos o discontinuos. Por ello, se recomienda iniciar la acción judicial en ese momento para evitar demoras que puedan agravar la situación.

Alternativa Extrajudicial

La vía extrajudicial es una opción para gestionar el cobro de gastos comunes sin acudir directamente a los tribunales. En este caso, el administrador o una firma de abogados especializada puede enviar un aviso de cobro –mediante carta certificada o incluso comunicación telefónica– en el que se advierta al deudor que, de no saldar la deuda, se procederá con la demanda ejecutiva.

La experiencia demuestra que, cuando una firma de abogados realiza la cobranza, el mensaje de “pague o será demandado, con embargo e incluso remate de la unidad” resulta más efectivo. Esta vía, además de ser más rápida, permite reducir los costos asociados al proceso judicial.

¿Se pueden cobrar Multas por el no pago de gastos comunes?

El no pago de los gastos comunes no puede ser sancionado con una multa. La Ley 21.442 establece que en estos casos se aplicarán intereses, y se puede proceder con el cobro forzoso de la deuda por la vía judicial. Puedes revisar la siguiente guía en el siguiente enlace.

Recomendaciones y Buenas Prácticas

• Rapidez en la Gestión:
  Es fundamental enviar la carta de cobro al mes siguiente de la generación de la deuda. Si el deudor no paga al tercer mes, se recomienda proceder inmediatamente con la demanda, evitando retrasos que puedan comprometer la recuperación de los costos.
• Claridad en el Aviso:
  Asegúrese de que el aviso de cobro especifique de forma expresa y detallada tanto el monto de los gastos comunes como las multas e intereses correspondientes. De este modo, se evita que el deudor realice un pago parcial que no cubra la totalidad de la deuda.
• Registro y Actualización de Datos:
  La administración debe mantener un registro actualizado de copropietarios y ocupantes, con el fin de contar con domicilios válidos para la notificación, lo cual es crucial para evitar nulidades en el proceso.
• Asesoría Legal Especializada:
  Dado que la vía judicial requiere el patrocinio de un abogado y el cumplimiento riguroso de los procedimientos, se recomienda contar con asesoría legal especializada para gestionar el cobro de manera integral y eficiente.

Asesoría Legal

El cobro de gastos comunes es esencial para la adecuada administración de los bienes y servicios de una comunidad. Ya sea por la vía judicial o extrajudicial, actuar con rapidez y contar con un aviso de cobro bien estructurado y respaldado por un título ejecutivo es clave para recuperar los montos adeudados y mantener el funcionamiento óptimo del condominio. Una gestión eficaz y oportuna no solo protege los intereses de la comunidad, sino que también previene la prolongación de la morosidad y los costos adicionales asociados a procesos judiciales.

Es aconsejable contar con un abogado para asegurar efectivamente la cobranza de los gastos comunes.